Samenwerking tussen meerdere VvE’s binnen één bouwblok
Samen sterker als VvE’s samen optrekken
In veel steden bestaat één bouwblok uit meerdere afzonderlijke Verenigingen van Eigenaars (VvE’s). Juridisch zijn deze VvE’s zelfstandig, maar in de praktijk delen zij vaak dezelfde gevels, daken, funderingen, entrees, galerijen, installaties of andere onderdelen van het gebouw.
Toch worden deze VvE’s vaak afzonderlijk bestuurd en beheerd. Iedere VvE heeft een eigen bestuur, eigen administratie, eigen begroting en soms zelfs een andere beheerder. Hierdoor worden werkzaamheden en beslissingen regelmatig los van elkaar georganiseerd.
Dat kan leiden tot verschillende onderhoudsplanningen, meerdere offertes voor vergelijkbare werkzaamheden, onduidelijke verantwoordelijkheden en gemiste kansen om gezamenlijk voordeel te behalen.
Juist daar kan samenwerking tussen VvE’s een belangrijke meerwaarde bieden.
Van losse VvE’s naar samenwerking
Samenwerking betekent niet automatisch dat verschillende VvE’s juridisch moeten samengaan. In veel situaties kan al veel worden bereikt door beter met elkaar samen te werken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- gezamenlijk onderhoud laten onderzoeken;
- één gezamenlijke onderhoudsvisie ontwikkelen;
- gezamenlijk offertes opvragen;
- werkzaamheden gelijktijdig laten uitvoeren;
- kennis en ervaring met elkaar delen;
- gezamenlijk subsidie- en financieringsmogelijkheden onderzoeken;
- één gezamenlijke aanpak maken voor verduurzaming;
- gezamenlijke technische problemen oplossen;
- afspraken maken over verantwoordelijkheden en kosten.
In andere situaties kan een verdergaande samenwerking interessant zijn. Bijvoorbeeld door de afzonderlijke VvE’s op termijn samen te voegen tot één grotere VvE, wanneer dat juridisch, financieel en praktisch mogelijk en wenselijk is.
De juiste vorm van samenwerking verschilt per bouwblok. Daarom begint een goed traject altijd met het in kaart brengen van de situatie.
Mijn rol: van onafhankelijk adviseur tot volledige begeleiding
Mijn werkzaamheden kunnen verschillende vormen aannemen. Niet iedere samenwerking tussen VvE’s heeft dezelfde behoefte aan begeleiding.
Soms is het voldoende om de verschillende VvE’s onafhankelijk te informeren over de mogelijkheden. In andere situaties is er behoefte aan een volledige aanpak waarbij het hele traject wordt voorbereid, georganiseerd en begeleid.
1. Informatieve en onafhankelijke begeleiding
Een samenwerking begint vaak met een eenvoudige vraag:
“Wat zouden wij als verschillende VvE’s samen kunnen bereiken?”
Ik kan de betrokken eigenaren en besturen informeren over de mogelijkheden, voordelen en aandachtspunten van samenwerking.
Daarbij wordt onder andere gekeken naar:
- de huidige situatie van de verschillende VvE’s;
- de juridische structuur;
- de huidige beheerders en administratie;
- de onderhoudssituatie;
- de financiële positie;
- de bestaande onderhoudsplannen;
- mogelijke gezamenlijke belangen;
- de kansen voor schaalvergroting;
- mogelijke subsidies en financieringsmogelijkheden.
Het doel is niet om vooraf een bepaalde oplossing op te leggen. Het doel is om inzicht te geven in de mogelijkheden, zodat eigenaren en VvE’s zelf een weloverwogen keuze kunnen maken.
Een samenwerking werkt namelijk alleen wanneer er voldoende draagvlak bestaat.
2. Een gezamenlijke inventarisatie
Wanneer meerdere VvE’s serieus willen onderzoeken wat samenwerking kan opleveren, kan een gezamenlijke inventarisatie worden uitgevoerd.
Daarbij wordt per VvE gekeken naar de huidige situatie.
Onderwerpen die kunnen worden onderzocht:
Organisatie
- Wie vormen het bestuur?
- Hoe worden bestuurstaken uitgevoerd?
- Is er een externe bestuurder of beheerder?
- Hoe verloopt de communicatie?
Financiën
- Hoe hoog zijn de maandelijkse bijdragen?
- Hoeveel reserves zijn er?
- Zijn er leningen of financiële verplichtingen?
- Zijn er grote verschillen tussen de VvE’s?
Onderhoud
- Is er een MJOP?
- Wanneer moeten belangrijke onderdelen worden vervangen?
- Zijn er achterstanden in onderhoud?
- Zijn er gezamenlijke bouwkundige onderdelen?
Beheer en administratie
- Hoe wordt de administratie uitgevoerd?
- Zijn er verschillende beheerders actief?
- Hoe worden storingen en onderhoudsmeldingen afgehandeld?
- Zijn er verschillen in contracten en kosten?
Toekomst
- Welke onderhoudsopgaven komen eraan?
- Welke verduurzamingsmogelijkheden zijn er?
- Zijn er subsidiemogelijkheden?
- Is schaalvergroting interessant?
Door deze informatie naast elkaar te leggen, ontstaat een duidelijk beeld van de overeenkomsten, verschillen en mogelijkheden.
3. Draagvlak onder de eigenaren is essentieel
Een samenwerking tussen VvE’s kan alleen succesvol worden wanneer er voldoende draagvlak is onder de eigenaren.
Het is belangrijk om daarbij realistisch te zijn. Niet iedere eigenaar zal direct enthousiast zijn over verandering. Sommige eigenaren hebben goede ervaringen met de huidige situatie. Anderen kunnen vragen hebben over kosten, zeggenschap, verantwoordelijkheden of de mogelijke gevolgen van een verdere samenwerking.
Daarom is een zorgvuldig proces belangrijk.
Een samenwerking moet niet worden opgelegd. Eigenaren moeten begrijpen:
- waarom samenwerking wordt onderzocht;
- welke voordelen dit kan opleveren;
- welke gevolgen het kan hebben;
- welke keuzes gemaakt moeten worden;
- welke kosten ermee gemoeid zijn;
- welke zeggenschap de eigenaren behouden.
Het uitgangspunt is daarom:
Eerst informeren, vervolgens onderzoeken en daarna pas besluiten.
De betrokken VvE’s en eigenaren moeten uiteindelijk zelf besluiten of en in welke vorm zij willen samenwerken.
4. Van samenwerking naar een concreet plan
Wanneer voldoende eigenaren en VvE’s positief tegenover samenwerking staan, kan een gezamenlijk plan worden opgesteld.
Dit plan kan bijvoorbeeld bestaan uit:
Fase 1 – Oriëntatie
In deze fase wordt onderzocht:
- welke VvE’s betrokken zijn;
- welke gezamenlijke belangen er bestaan;
- welke problemen of uitdagingen spelen;
- welke kansen samenwerking biedt.
Fase 2 – Inventarisatie
De relevante informatie van de verschillende VvE’s wordt verzameld en met elkaar vergeleken.
Hierbij kan worden gekeken naar:
- financiële gegevens;
- onderhoud;
- contracten;
- verzekeringen;
- beheer;
- administratie;
- juridische structuur;
- toekomstige investeringen.
Fase 3 – Gezamenlijk overleg
De besturen en eventueel de eigenaren worden bij elkaar gebracht.
In deze fase worden de mogelijkheden besproken en wordt gekeken naar de vraag:
“Wat willen we gezamenlijk bereiken?”
Fase 4 – Onderzoek naar de beste samenwerkingsvorm
Er kan worden onderzocht welke vorm het beste past.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- informele samenwerking;
- structureel overleg tussen besturen;
- gezamenlijke inkoop;
- gezamenlijke uitvoering van onderhoud;
- samenwerking op het gebied van verduurzaming;
- gezamenlijke projectorganisatie;
- een gezamenlijke beheersstructuur;
- of uiteindelijk een juridische samenvoeging van VvE’s.
Fase 5 – Besluitvorming
De plannen worden uitgewerkt en voorgelegd aan de afzonderlijke VvE’s.
Iedere VvE behoudt daarbij haar eigen formele besluitvorming. Besluiten worden genomen volgens de geldende splitsingsakte, het toepasselijke modelreglement en de wettelijke regels.
5. Volledige begeleiding van het project
Wanneer meerdere VvE’s het traject volledig willen laten begeleiden, kan ik een actieve rol vervullen gedurende het hele proces.
Dat kan bijvoorbeeld betekenen:
- het organiseren van gezamenlijke informatiebijeenkomsten;
- het voorbereiden van overleg tussen de verschillende besturen;
- het verzamelen en ordenen van informatie;
- het maken van een gezamenlijke inventarisatie;
- het in kaart brengen van knelpunten;
- het onderzoeken van onderhouds- en verduurzamingsmogelijkheden;
- het voorbereiden van gezamenlijke plannen;
- het begeleiden van gesprekken met beheerders en externe partijen;
- het opvragen en vergelijken van offertes;
- het ondersteunen bij subsidieaanvragen;
- het voorbereiden van besluitvorming;
- het begeleiden van vergaderingen;
- het bewaken van de voortgang;
- het coördineren van verschillende partijen.
Afhankelijk van de gekozen samenwerking kan ook een meer structurele rol worden ingevuld.
Bijvoorbeeld als projectbegeleider, adviseur of als actief bestuurslid binnen één of meerdere VvE’s.
Bestuurlijke begeleiding binnen meerdere VvE’s
In sommige situaties is alleen advies niet voldoende. Wanneer een samenwerking complex is of meerdere jaren duurt, kan het wenselijk zijn dat er iemand actief betrokken is bij de besturen.
Een externe bestuurder kan in bepaalde situaties worden benoemd binnen een VvE. Daarmee kan extra kennis, ervaring en continuïteit worden toegevoegd aan het bestuur.
Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn wanneer:
- er weinig actieve eigenaren beschikbaar zijn;
- meerdere VvE’s tegelijk moeten worden begeleid;
- er een groot onderhouds- of verduurzamingsproject loopt;
- er veel verschillende partijen betrokken zijn;
- de samenwerking tussen VvE’s verder moet worden ontwikkeld.
De rol kan daarbij worden afgestemd op de behoefte van de VvE. Dat kan variëren van adviserend en ondersteunend tot een actieve bestuurlijke verantwoordelijkheid.
Het uitgangspunt blijft altijd dat de VvE zelf haar besluiten neemt en dat de belangen van de eigenaren centraal staan.
Wat levert samenwerking op?
Een goede samenwerking tussen VvE’s kan verschillende voordelen opleveren.
Schaalvoordeel
Door werkzaamheden gezamenlijk te organiseren, kan soms een groter project worden uitgevoerd dan wanneer iedere VvE afzonderlijk opereert.
Een gezamenlijke opdracht kan aantrekkelijker zijn voor aannemers en andere uitvoerende partijen.
Eén gezamenlijke onderhoudsvisie
Wanneer meerdere VvE’s samen onderdeel zijn van één bouwblok, is het logisch om ook naar het onderhoud van het geheel te kijken.
Een gezamenlijke onderhoudsvisie kan voorkomen dat één onderdeel wordt aangepakt terwijl een aangrenzend onderdeel enkele jaren later opnieuw moet worden aangepakt.
Betere voorbereiding
Door gezamenlijk vooruit te kijken, kunnen grote onderhoudsprojecten beter worden gepland.
Dat geeft meer tijd om:
- onderzoeken uit te voeren;
- offertes op te vragen;
- subsidies te onderzoeken;
- financiering te regelen;
- eigenaren goed te informeren.
Minder versnippering
Wanneer iedere VvE afzonderlijk dezelfde problemen probeert op te lossen, kan dat veel tijd en energie kosten.
Door kennis en informatie te delen, kunnen VvE’s elkaar versterken.
Meer continuïteit
Besturen wisselen regelmatig. Wanneer kennis en afspraken goed worden vastgelegd, wordt de samenwerking minder afhankelijk van één of enkele personen.
Dat is belangrijk voor de lange termijn.
Samenwerking begint bij vertrouwen
Een samenwerking tussen VvE’s is in de eerste plaats een samenwerking tussen mensen.
Daarom is communicatie minstens zo belangrijk als de juridische of financiële kant.
Iedere VvE heeft haar eigen geschiedenis. Er kunnen verschillen bestaan in:
- financiële reserves;
- maandelijkse bijdragen;
- onderhoudsniveau;
- bestuurlijke ervaring;
- eerdere besluiten;
- vertrouwen in beheerders;
- verwachtingen over de toekomst.
Deze verschillen moeten niet worden genegeerd. Een goede samenwerking begint met openheid.
Iedere betrokken VvE moet weten waar zij aan toe is.
Daarom vind ik het belangrijk om helder en onafhankelijk te werken. Niet iedere VvE hoeft direct dezelfde keuze te maken. Het belangrijkste is dat de betrokken partijen de mogelijkheden begrijpen en samen kunnen bepalen welke richting het beste past.
Van samenwerking naar één gezamenlijke toekomst?
In sommige situaties blijkt uit het onderzoek dat een verdergaande samenwerking voordelen kan bieden.
Wanneer meerdere VvE’s onderdeel zijn van één bouwblok, kan uiteindelijk worden onderzocht of het mogelijk en wenselijk is om de VvE’s juridisch samen te voegen.
Dat is een ingrijpend traject en vraagt om een zorgvuldige voorbereiding.
Daarbij moet onder andere worden gekeken naar:
- de juridische mogelijkheden;
- de splitsingsakten;
- de appartementsrechten;
- de eigendomsstructuur;
- de financiële situatie;
- de reserves;
- de onderhoudsverplichtingen;
- de bestaande contracten;
- de stemverhoudingen;
- de besluitvorming;
- de gevolgen voor de eigenaren.
Een juridische samenvoeging is dus geen doel op zichzelf.
Het doel moet altijd zijn om te onderzoeken of een gezamenlijke structuur op lange termijn daadwerkelijk meerwaarde biedt voor de eigenaren.
Mijn aanpak
Mijn aanpak is praktisch, onafhankelijk en gericht op resultaat.
Ik begin niet met de vraag:
“Hoe krijgen we alle VvE’s in één structuur?”
De eerste vraag is:
“Wat hebben deze VvE’s gemeenschappelijk en wat willen de eigenaren gezamenlijk bereiken?”
Van daaruit kan een realistisch plan worden ontwikkeld.
Soms blijft het bij informatie en advies.
Soms ontstaat er een structureel overleg tussen de verschillende VvE’s.
Soms worden gezamenlijke onderhoudsprojecten opgezet.
En soms blijkt dat een veel verdergaande samenwerking of samenvoeging de beste oplossing kan zijn.
Iedere situatie is anders.
Samenwerking tussen VvE’s onderzoeken?
Woont u in een bouwblok met meerdere VvE’s en denkt u dat samenwerking voordelen kan bieden?
Dan kan ik helpen om de mogelijkheden in kaart te brengen.
Van een eerste onafhankelijk gesprek tot een volledig begeleid traject.
Samen kunnen we onderzoeken:
- waar de gezamenlijke belangen liggen;
- welke problemen gezamenlijk kunnen worden opgelost;
- welke voordelen schaalvergroting kan bieden;
- welke onderhouds- en verduurzamingsmogelijkheden bestaan;
- welke subsidies mogelijk beschikbaar zijn;
- welke samenwerkingsvorm het beste past;
- en welke stappen nodig zijn om tot een gedragen plan te komen.
Een goede samenwerking begint niet met een besluit.
Een goede samenwerking begint met een goed gesprek.
Wilt u weten wat samenwerking tussen de VvE’s binnen uw bouwblok kan opleveren? Neem dan contact op voor een eerste kennismaking.