2. Overstap van administratie kantoor.
Dit bericht is in bewerking.
U bent niet tevreden over uw huidige administratie kantoor? Dan zijn onderstaande stappen noodzakelijk voor de overstap.
Stappenplan besluitvorming
- Voorstel indienen
- Bestuur of lid kan een voorstel doen, bv. “Wij willen administratiekantoor X inschakelen.”
- ALV uitnodiging
- Alle eigenaren krijgen een uitnodiging met agenda en stukken vooraf.
- Bespreking
- Tijdens de vergadering wordt het voorstel besproken, vragen gesteld, eventueel wijzigingen voorgesteld.
- Stemming
- Stemmen kan mondeling, schriftelijk of via volmacht.
- De meerderheid volgens statuten bepaalt het resultaat.
- Notuleren
- De secretaris of voorzitter schrijft het besluit in de notulen, inclusief stemuitslag en eventuele voorwaarden.
- Uitvoering
- Het bestuur voert het besluit uit, bv. contract tekenen met administratiekantoor of het nieuwe bestuurslid aanmelden.
🔹 Belangrijk om te weten
- Als een besluit niet correct wordt genomen volgens statuten of wet, kan het nietig zijn.
- Bestuurders moeten besluiten uitvoeren tenzij het juridisch onmogelijk is.
Nieuw bestuurslid aanstellen
Volgens de wet en VvE-regels:
- Controleer de statuten:
- Vaak staat erin hoeveel bestuursleden er minimaal/maximaal mogen zijn.
- Ook hoe een bestuurslid benoemd kan worden (door de ALV, of door het bestuur zelf).
- Voorstel bij de ALV:
- Kandidaten worden vaak voorgesteld tijdens een Algemene Ledenvergadering.
- De leden stemmen over de benoeming. Gewone meerderheid is meestal genoeg, tenzij de statuten een andere regel geven.
- Stemprocedure:
- Schriftelijk of mondeling, afhankelijk van wat de statuten en/of het huishoudelijk reglement voorschrijven.
- Notuleer het besluit in de vergadering.
- Registratie:
- Bij voorkeur registreer het nieuwe bestuurslid bij de Kamer van Koophandel als de VvE ingeschreven is.
- Informeer het administratiekantoor zodat de juiste contactpersoon bekend is.