Per VvE geordend
Iedere VvE heeft een eigen documentenoverzicht zodat informatie niet door elkaar loopt.
VvE TOOLS · DOCUMENTEN
Alle VvE-documenten overzichtelijk bij elkaar.
Bewaar documenten per VvE op één herkenbare plek. Van splitsingsakte en notulen tot MJOP, offertes, verzekeringen en financiële stukken. Zo hoeft belangrijke informatie niet verspreid te staan over mailboxen en losse mappen.
ÉÉN DOCUMENTENPLEK
Niet zoeken in losse mappen, maar direct zien wat bij de VvE hoort.
Bij een VvE ontstaan door de jaren heen veel documenten. Vergaderstukken, contracten, offertes, onderhoudsinformatie en financiële bestanden moeten ook later eenvoudig terug te vinden zijn.
VvE Documenten ordent deze informatie per vereniging. Met een omschrijving, categorie en datum ontstaat een eenvoudige documentenhistorie die aansluit op het dagelijkse beheer.
Categorieën
Orden stukken zoals notulen, financieel, onderhoud, verzekering, juridisch en overige documenten.
Zoeken
Zoek op documentnaam of filter op categorie wanneer het archief groter wordt.
Versie vervangen
Vervang een verouderd bestand zonder dat u eerst een nieuw los overzicht hoeft te maken.
Direct bekijken
Open opgeslagen documenten rechtstreeks vanuit het overzicht.
Bij beheer aangesloten
De documenten worden gekoppeld aan de VvE’s die in VvE Beheer zijn ingericht.
PRAKTISCH ARCHIEF
Van upload naar terugvinden in vier eenvoudige stappen.
De documentenmodule is bewust eenvoudig gehouden: vastleggen wat het is, waar het bij hoort en het daarna snel kunnen terugvinden.
Kies de VvE
Open de vereniging waarvoor u documenten wilt bekijken of toevoegen.
Document toevoegen
Geef een duidelijke omschrijving, categorie en documentdatum mee.
Zoeken en filteren
Vind documenten terug op naam of selecteer een specifieke categorie.
Actueel houden
Bekijk, vervang of verwijder een document wanneer dat nodig is.
VvE DOCUMENTEN
Open het documentenoverzicht.
Welke VvE’s en documenten u ziet, wordt bepaald door de actieve beheer- en documentenplugins en uw toegangsrechten.
Log in als beheerder om Documentenbeheer te gebruiken.
SAMENHANG
Documenten horen bij het beheer en bij het project.
Gebruik VvE Beheer voor de dagelijkse gegevens en opvolging. In VvE Documenten bewaart u de stukken die daarbij horen, terwijl Workflow Projectbeheer de voortgang van concrete werkzaamheden zichtbaar maakt.